Een simpele setup-checklist voor Microsoft Teams

Microsoft Teams is veel dingen tegelijk: een videovergadertool, een chatplatform, een plek om samen aan documenten te werken en nog veel meer. Sinds de opkomst van hybride werken is het uitgegroeid tot het populairste samenwerkingsplatform voor bedrijven, met honderden miljoenen gebruikers wereldwijd.

Maar juist datgene wat Teams zo krachtig maakt — de vele onderdelen — maakt de inrichting ook complex. Zonder structuur wordt het al snel een rommeltje, en zonder training vallen mensen terug op hun oude manier van werken. In deze checklist lopen we stap voor stap door een nette basisinrichting.

Wat kan Microsoft Teams?

Zie Teams als een virtueel kantoor in de cloud: een centrale plek waar teams communiceren, samenwerken en taken beheren. Je kunt er ook mee naar buiten toe werken, bijvoorbeeld videobellen met klanten of gasten uitnodigen in een kanaal. Enkele mogelijkheden:

• Aparte chatkanalen per onderwerp of afdeling.
• Beveiligde teamcommunicatie.
• Integratie met de Office-apps en met externe apps.
• Bestanden delen en samen bewerken.
• Video- en audiovergaderingen.
• Telefonie via Teams (met een extra abonnement).

Voor kleine bedrijven is er een gratis versie, en bij een zakelijk Microsoft 365-abonnement zit Teams inbegrepen met meer functies. Welke versie past, lees je in welk Teams-abonnement past.

De checklist voor het inrichten van Teams

1. Zet je teams/afdelingen op

Een groot voordeel van Teams is dat je aparte ruimtes maakt waar groepen samenwerken. Laat dit niet iedereen zelf doen, anders krijg je een ongeorganiseerde wildgroei. Goede uitgangspunten:

• Teams per afdeling (administratie, marketing, enzovoort).
• Een bedrijfsbreed team waar iedereen samenkomt.
• Teams per rol (bijvoorbeeld managers of directie).

Vaak werkt het goed om de structuur van je organisatie te spiegelen. Elke teamruimte is beveiligd: alleen genodigden zien de inhoud.

2. Voeg teamleden toe

Voeg per team de juiste mensen toe — degenen die de gedeelde bronnen in die ruimte mogen zien. Doorgaans zijn dat de leden van de betreffende afdeling of groep.

3. Maak kanalen aan

Onder een team zitten kanalen, die gesprekken opdelen per onderwerp. Binnen het marketingteam kun je bijvoorbeeld kanalen maken voor “Website”, “Social media” en “Advertenties”. Zo blijven gesprekken gefocust en vind je makkelijker iets terug. Ook hier geldt: houd controle en laat niet iedereen zomaar kanalen aanmaken, anders wordt het snel onoverzichtelijk.

4. Zet handige tabbladen klaar

Tabbladen bovenaan een kanaal zijn een fijne productiviteitsboost. Moet je administratie steeds naar een bepaalde website of een gedeeld bestand? Zet die als tabblad klaar met het plusje bovenin het kanaal. Dan hoeft niemand meer om de link of login te vragen — handig als iemand een collega vervangt.

5. Plan training in

Initiatieven mislukken vaak omdat mensen niet goed zijn meegenomen. Krijgt je team geen uitleg, dan valt het terug op de oude gereedschappen en verdwijnt het voordeel van Teams. Laat je team trainen door een Microsoft-specialist: dat verkort de leercurve flink. Houd een realistische planning aan en vraag na of mensen behoefte hebben aan meer uitleg.

Zo pak je het aan

• Bepaal vooraf de structuur. Teams en kanalen die de organisatie spiegelen, voorkomen chaos.
• Wijs beheer aan. Laat een of twee mensen teams en kanalen aanmaken, niet iedereen.
• Zet gedeelde bronnen als tabblad zodat niemand hoeft te zoeken.
• Investeer in training. Een goed ingericht Teams zonder uitleg wordt alsnog niet gebruikt.

Wil je telefonie via Teams laten lopen, lees dan ook de handigste VoIP-functies.

Veelgestelde vragen

Is Microsoft Teams gratis?

Er is een gratis versie voor kleine bedrijven. Bij een zakelijk Microsoft 365-abonnement zit Teams inbegrepen met meer functies, zoals uitgebreidere vergaderingen en beheeropties.

Wat is het verschil tussen een team en een kanaal?

Een team is een afgeschermde ruimte voor een groep (bijvoorbeeld een afdeling). Kanalen zitten binnen een team en verdelen de gesprekken per onderwerp, zodat alles overzichtelijk blijft.

Kan ik gasten van buiten uitnodigen?

Ja. Je kunt externe personen als gast toevoegen aan een kanaal of met ze videobellen. Wel verstandig om af te spreken wie gasten mag uitnodigen, met het oog op beveiliging.

Waarom is training zo belangrijk?

Zonder uitleg vallen mensen terug op hun oude werkwijze en gebruik je Teams niet ten volle. Een korte training verkort de leercurve en zorgt dat iedereen meedoet.

Wil je Teams goed van de grond krijgen zonder de valkuilen? We helpen je met een nette inrichting en training voor je team. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.