Mailboxdelegatie betekent dat je een collega rechten geeft op jouw postvak of agenda in Microsoft 365. Die collega logt gewoon in met het eigen account en ziet jouw postvak erbij verschijnen. Afhankelijk van de toegekende rechten mag hij alleen meelezen, of ook mappen beheren, afspraken plannen en berichten versturen.
In de praktijk is dit onmisbaar bij vakantie, ziekte en bij directiesecretariaten. Het alternatief dat je wilt vermijden is het delen van een wachtwoord: dan weet je achteraf niet meer wie wat heeft gedaan en omzeil je de meervoudige verificatie. Met delegatie blijft elke handeling herleidbaar naar de persoon die hem uitvoerde.
Er zijn drie veelgebruikte varianten. Volledige toegang laat iemand het hele postvak inzien. Verzenden namens toont bij de ontvanger dat de collega namens jou mailt. Verzenden als laat het bericht eruitzien alsof jij het zelf stuurde. Kies bewust: verzenden als is handig voor een gedeeld adres, maar minder transparant. Leg vast wie welke toegang heeft en trek rechten weer in zodra ze niet meer nodig zijn.
Wat OkayICT hierin doet: We regelen postvak- en agendatoegang netjes via rechten in Microsoft 365, nooit via het delen van wachtwoorden.
Meer lezen: Wat is een gedeeld postvak? · Wat is Exchange Online?
