Een declaratiesysteem is software waarmee medewerkers hun onkosten digitaal indienen. Ze fotograferen de bon met hun telefoon, het systeem leest bedrag, datum en btw uit, en de declaratie gaat naar de leidinggevende ter goedkeuring. Na akkoord wordt hij doorgezet naar de boekhouding of de salarisverwerking voor uitbetaling.
Voor het MKB scheelt dat twee dingen: zoekwerk en fouten. Schoenendozen met verkreukelde bonnen, declaraties die pas na drie maanden opduiken en btw die je niet meer kunt terugvragen omdat het bewijs kwijt is — dat valt weg. Je ziet bovendien lopende uitgaven terwijl ze gebeuren in plaats van bij de kwartaalafsluiting, en je kunt per afdeling of project zien waar het geld heen gaat.
Waar je op let bij de keuze: of het systeem koppelt met jouw boekhoudpakket, of het btw correct uitsplitst, en of de digitale bon voldoet aan de eisen van de Belastingdienst — een scan is toegestaan mits de vastlegging betrouwbaar is en je hem zeven jaar bewaart. Verder handig: vaste goedkeuringsregels, ondersteuning voor kilometervergoeding en zakelijke creditcards, en een app die ook offline werkt.
Wat OkayICT hierin doet: wij koppelen je declaratie-app aan je boekhouding en werkplek, zodat bonnen automatisch op de juiste plek belanden.
Meer lezen: Wat is een boekhoudkoppeling? · Wat is factuurherkenning?
