Een ruimtereserveringssysteem is software waarmee medewerkers een vergaderruimte, belhok of werkplek vooraf boeken. Dat kan via de agenda, een webpagina of een schermpje naast de deur. Het systeem laat zien wat vrij is, wie heeft geboekt en tot hoe laat.
Zonder zo een systeem gaat het op kantoor vaak mis op dezelfde manier: twee overleggen die dezelfde ruimte claimen, een klant die in de gang staat te wachten, of een grote zaal die de hele middag bezet staat voor een gesprek met twee mensen. Met reserveringen zie je bovendien na een paar maanden welke ruimtes te klein of juist overbodig zijn. Dat is nuttige informatie als je over je kantoorindeling nadenkt.
De meeste MKB-bedrijven hebben geen apart pakket nodig: in Microsoft 365 en Google Workspace kun je ruimtes als agenda-item aanmaken, waarna ze in de vergaderuitnodiging verschijnen. Wil je meer, dan voegen losse systemen dingen toe zoals inchecken bij de deur, automatisch vrijgeven van een ruimte waar niemand komt opdagen, en werkplekken naast vergaderruimtes. Kijk vooral of het koppelt met de agenda die je al gebruikt.
Wat OkayICT hierin doet: Wij zetten ruimtes en werkplekken in je bestaande agenda, zodat reserveren gewoon in de vergaderuitnodiging zit.
Meer lezen: Wat is een gedeelde agenda? · Wat is een videovergadering?
